Om die argief kamer vereistes. Die basiese reëls van organisasies Argiewe

Die argief kan wees in die vorm van 'n afsonderlike strukturele eenheid van 'n organisasie of 'n integrale deel van die kantoor lewe. Dit hang af van die volume van 'n bestaande dokument.

Hoe om dit te organiseer

Die skep van 'n argief van enige besigheid of organisasie vereis 'n stel van spesifieke maatreëls:

1. Wat jy nodig het om die gepaste stoorplek vir die berging van dokumente kies en behoorlik toe te rus nie.
2. Sorg moet gedra word om toestande wat voldoen aan die standaard te skep.
3. Dit is nodig om dit toe te rus met die tegniese oogpunt - te koop en te installeer die nodige toerusting vir die argief.
4. Die bron is gebind om georganiseer prosedure vir die organisasie van die Argief van al die nodige dokumente.
5. Dit moet ontwikkel word en deur die regulerende raamwerk van die eenheid goedgekeur.

Implementering van hierdie maatreëls verseker die veiligheid van argief dokumente en hou hulle in die vereiste toestand.

Wie is die argivaris

En wat is die vereistes vir die werkers wat betrokke sal wees in die organisasie van die argief en verdere stoor van dokumente? Hulle kan gekombineer posisies en hul oppasser, byvoorbeeld, 'n sekretaris of 'n ontvangsdame?

Argivaris - 'n spesialis wie se taak is om argivale aktiwiteite te organiseer. Vir die veiligheid van die wat aan hom toevertrou dokumente, dra hy die volle verantwoordelikheid. Sy werk is nie moontlik sonder om 'n spesifieke opdrag of selfs (indien nodig) internskap in die instelling van die Nasionale Argief.

Sy werksaamhede kan oorgedra word na 'n ander werknemer wat werk deeltyds. Tipies, is die argivaris verantwoordelikhede aan die individuele werker in die geval waar die gedeponeer met die dokumentasie bedrag is groot genoeg. In groot organisasies, personeel 'n aparte post vir hierdie doel. In hierdie geval, egter, dit is gewoonlik saamgestel van 'n posbeskrywing spesifiseer die tipe werk aan die argivaris toevertrou, asook sy regte en verpligtinge.

Die belangrikste ding - die prosedure

Gevalle oorgedra na die argief organisasie volgens 'n spesiaal ontwikkelde grafiese. Sy tekening het met die hoofde van elk van die afdelings, wat die dokumente sal oordra en deur die argivaris goedgekeur word ooreengekom. Sedert die werk dokumente in die argief is nie net gestoor, maar ook van tyd tot tyd gebruik word, bepaal die reëls van hul saak (indien van toepassing) aansoeke in jou organisasie, sowel as eksterne belanghebbendes voorgelê.

Lewering van dokumente word gevier in sekere boeke van registrasie. daar is vereistes, bestellings, dien op die oordrag van gevalle aan die tydelike gebruik van derde partye prosedures vir die registrasie proses (onder andere die volgende mag kantoor en die hof die aanklaer se insluit). Uitgereik dokumente vir tot 'n maand van sy eie werknemers, en tot drie maande - die verteenwoordigers van partystrukture.

Die basiese reëls van organisasies Argiewe

Hand argief, sowel as enige strukturele eenheid op grond van spesiale bepalings, deur die bestuur goedgekeur. Werknemers van dit in hul werk voldoen aan hul eie posbeskrywings. Die deur die maatskappy aanvaar bepalings, verskaf die basiese reëls van die argiewe (die status van die funksionele mate van regte en verantwoordelikhede en samestelling van die nodige dokumentasie). Deur sy basiese take sluit in:

1. Vul die argief van dokumente, is die samestelling van wat gelys in 'n afsonderlike afdeling van die Regulasies.
2. Hou rekords van materiale en hou hulle veilig is.
3. Te ontwikkel om die beskikbare dokumente vind hulp.
4. Kan jy die prosedure gestoor in die argief materiaal gebruik.

As jou organisasie het dokumente wat dalk die Argiefdienste Fonds van die Russiese Federasie relevant wees, dan voor te berei en dit vir permanente stoor in die stoor staat is een van die eksterne probleme van die strukturele eenheid.

sy funksies

argief funksie stelselmatig put uit sy take. Die belangrikste hiervan is die volgende:

1. In stand te hou lyste van hul eie bronne van verkryging, dit is, organisasies of sake-eenhede.
2. Neem van hulle in 'n ordelike wyse die dokumente vir veilige bewaring.
3. Rekening hou met die materiaal en verseker hulle volledige veiligheid.
4. Vorming en handhawing van 'n online help stelsel, wat verband hou met die argiefstukke.
5. Gedrag inligting diens bestuur en al die strukturele eenhede van die organisasie.
6. Organiseer die kwessie en gebruik van dokumentasie in ooreenstemming met die behoeftes van individue en ander organisasies, te oorweeg en ontleed die proses van gebruik.
7. Berei state en amptelike antwoorde op burger versoek sosiale en regsaard.
8. Uit te voer aktiwiteite op die ondersoek van die waarde van 'n dokument, te organiseer, oordrag van verrigtinge met die oog op permanente stoor in die munisipale of staat argief (in die geval wanneer die organisasie is een van die bogenoemde bronne van verkryging van argiewe).
9. Let op die korrektheid van die vorming en argief lêers in die verkryging van bronne - beide in hul eie strukturele eenhede en ander organisasies.
10. Om werk op die behoud van die sake-onderneming naam organiseer.
11. Verskaf praktiese en metodologiese hulp met dokumentasie van elke strukturele onderverdeling.
12. Deel te neem in die ontwikkeling van argiewe en rekordbestuur.
13. Om deel te neem in die gebeure gehou vir die doel van die opleiding van argivarisse en werknemers in posisies wat verband hou met die bestuur te dokumenteer.

Waar om dit te plaas

Laat ons nou kyk wat is daar om die argief kamer vereistes. Die belangrikste van wat oorweeg moet word, - om dit te plaas in elk geval nie toegelaat in die geboue van die ou karakter geboue van hout geboue, wat rou kan wees, nie net die hoof-kamer, maar solders met kelders, sowel as in geboue, het stoof verwarming.

As dieselfde struktuur as 'n geheel is aangepas vir die stoor van papier dokumente, dan 'n argief noodwendig beteken 'n geïsoleerde kamer.

As jou organisasie in die nabye toekoms beplan om sy eie argief vestig, hier het jy die geleentheid om hulself vertroud te maak met die lys van vereistes wat in die voorbereidingsproses moet in ag geneem word. So, wat is die belangrikste vereistes om die argief kamer, wie se missie - om al die nodige dokumentasie sorgvuldig en veilig te stoor?

Die lys van wat benodig word beskikbaar gemaak moet word

1. Argief.
2. Die kamer is ontwerp vir die ontvangs van dokumente, tydelike berging en akklimatisering.
3. Die kamer waarin die dokumente sal gebruik word.
4. Operasie saal (of kamers) vir werknemers.

Wanneer die ruimte is nie genoeg ...

In die geval waar die lêer kamer ruimte die moontlikheid van ontvoering nie toelaat onder hom 'n paar kamers toegewyde enkele spasie moet verdeel word in sones geskei deur mure. Die basiese vereiste, wat moet streng nagekom word in hierdie geval - geïsoleerd van mekaar stoor plek van dokumente en werk saam met hulle.

'N aparte kamer of 'n spesiaal gebou en aangepas as 'n dokument stoor gebou gebruik as 'n back-up, vereis van voorwerpe wat 'n risiko in terme van die moontlikheid van 'n brand te verwyder. As 'n voorbeeld kan genoem word is die motor parke, motorhuise en vulstasies. In die nabyheid van die gebou of perseel argief moenie voorwerpe wat dien as bronne van lugbesoedeling wees.

Die ideaal is, die lêers moet altyd in 'n aparte, net vir dié gebou gebou met al die nodige reëls en regulasies geplaas. Maar, helaas, die werklikheid is dikteer sy terme, en in die meeste organisasies, is dokumente gestoor in die reeds bestaande fasiliteite, omskep en aangepas vir hierdie doel.

Dat die reg om te praat

Vertroud is met die regulatoriese vereistes om die geboue en persele van die argief. Hulle is soos volg:

1. Die gebou, wat veronderstel is om die toekoms van die stoor moet word benodig om te verwys na die aantal administratiewe. Dit is streng verbode om die argief waar daar spyseniering dienste, kos pakhuise, winkels uit die kategorie van ontvlambare stowwe en aggressiewe, sowel as relevante chemiese tegnologie toegepas plaas.
2. Uitgesluit plaas dit in 'n onverhitte kamer en waar nie nagekom higiëne vereistes. Op die onaanvaarbaarheid van verval argiewe gebou bogenoemde.
3. Dit is veral belangrik om te voldoen aan die brand gesteek vereistes vir die argief kamer. Sy veiligheid vir moontlike brand - een van die belangrikste voorwaardes van veilige bewaring van dokumentasie. In Januarie 2009 het die Ministerie van Kultuur van Rusland uitgereik 'n bevel No. 3 het 'n reeks van regulatoriese vereistes soos uiteengesit in die spesiale reëls van brandveiligheid van die Russiese Federasie regering en munisipale argiewe stel. Wanneer die toestel van die dokument stoor regulasies wat nodig is om in ag geneem word sonder versuim.
4. ontwerp van die gebou is om die onmoontlikheid van oorstromings te verseker. Die kamer is nodig om 'n nooduitgang het. In geen geval sal daar deurgaan nie die hoofpyp (water-draende of gas).

Is dit moontlik om die plasing te dien in die kelder?

Dit word nie aanbeveel plasing van argiefmateriaal stoor in die kelder kamer, boonste verdieping of veranderings as sodanig solder ruimte.

In noodsituasies kan daar uitsonderings op hierdie reël wees. Hulle aanvaar wanneer die kelder droog en goed verhit word, toegerus met meganiese ventilasie, in staat om voorsiening te maak vir 'n uur of twee trippel ademend. Argief vir solder of solder is slegs moontlik met dien verstande dat die toepaslike temperatuur en lugvog toestande.

'N Baie belangrike vereiste vir 'n perseel argief met betrekking tot die bedrading toestel. Dit is verplig om gesluit met lugdigte voetstukke. Bande van draagbare elektriese toerusting word voorsien van rubber isolasie. Moet nie binnenshuis geplaas word of algemene stoor van vloer stroombrekers.

Die geselekteerde nie-afstof en nie-korrosiewe materiaal as boumateriaal vir die afwerking van argivale bronne. blus stelsel moet toegerus wees met behulp van 'n neutrale, veilig vir dokumente. Dit is nie toegelaat om vuur te gebruik in die winkel, sluit verwarmers of plek vreemde voorwerpe.

om op te som

Na vermindering van die gekose area in ooreenstemming met al die bogenoemde vereistes voldoen om die argief kamer, neem 'n finale besluit oor die geskiktheid of ongeskiktheid vir gebruik. Neem so 'n besluit na die monitor van die moontlike sanitêre en epidemiologiese stasie en die Staat Vuur Toesig. Die argief geplaas kan word waar is geskeduleer om net na die prosedure van die gedetailleerde ondersoek.

Die doel - om te verduidelik die vuur kamer en bepaal die toepaslike vlak, om die groot strukturele duursaamheid te inspekteer, te verseker dat die krag van oorvleueling tussen vloere in die berekening van die potensiële las (toerusting vir die argief en die gewig van die gestoor dokumente), gaan beskikbaarheid en huidige status van die ventilasie en verwarming stelsels.

In die betrokke as verteenwoordigers van die organisasie (gewoonlik die werknemers van die toekoms argief), en werknemers van alle relevante dienste oudit - .. Gebou, vuur, veiligheid, ens Die resultate van die ondersoek word in die voorbereiding van die finale daad.