Onderrig op kantoorwerk as 'n normatiewe dokument

'N Amptelike normatiewe handeling wat die prosedure vir die voorbereiding en voorbereiding van dokumente (en ook vir die werk met hulle) in enige organisasie definieer en stel, is die instruksie vir rekordhouding. Dit moet beskikbaar wees by elke onderneming, in elke firma en inrigting. 'N Opdrag oor rekordhouding word ontwikkel, sonder versuim, op grond van nasionale normatiewe en metodologiese dokumente. Maar op dieselfde tyd moet dit op sigself die individuele kenmerke van die kantoorwerk van 'n bepaalde organisasie weerspieël, die samestelling van poste en dokumente, die struktuur van die diens, die beskikbaarheid van argiewe en die mate van rekenaarisering van alle rekordbestuursaktiwiteite. Hieruit volg dat die instruksies vir die rekordhouding van 'n bepaalde organisasie altyd oorspronklik is en sal al die nuanses en eienaardighede van die samestelling en verwerking van dokumente inherent in hierdie struktuur in ag neem.

Wanneer u hierdie normatiewe dokument opstel vir u maatskappy, kan u die standaard standaard instruksie vir kantoorwerk gebruik, neem die hoofpunte wat vir almal verpligtend is, en voeg items by wat uitsluitlik vir u organisasie gespesifiseer moet word.

As 'n reël bevat die handleiding oor rekordhouding algemene bepalings, verskeie tematiese afdelings en verskeie toepassings. Algemene bepalings spesifiseer die omvang van die opdrag, die regulerende raamwerk en die verantwoordelikheid vir die nie-nakoming daarvan. Tematiese afdelings bevat inligting oor die tipes dokumente en die volgorde van hul registrasie, waarneming, reproduksie, sertifisering en berging. In ooreenstemming met die besonderhede van die onderneming, kan hierdie afdeling aansienlik uitgebrei word. Afhangende van die veranderende werksomstandighede en die bekendstelling van nuwe tegnologie, kan die tematiese afdelings verander en aangevul word. Die aanhangsels van die handleiding bevat geïllustreerde verwysingsmateriaal: monsters van vorms, indrukke van robbe en seëls, vloei van dokument vloeidiagramme en voorbeeldvorms.

Instruksies kan in sommige gevalle tydelik wees (instruksies vir rekordbestuur in die distrikshof of in die weermag). Die tydelike instruksie op kantoorwerk word vir 'n sekere tydperk goedgekeur, byvoorbeeld, voor die aanstelling van 'n permanente. Dit word individueel besluit!

'N Goed geskrewe opdrag oor rekordhouding weerspieël die hele proses van werk met dokumente en die logiese volgorde van alle tegnologiese operasies. Dit reguleer die aktiwiteite van nie net die kantoordienste nie, maar ook die hele administrasie-apparaat. Die opdrag word slegs goedgekeur volgens die opdrag van die hoof van die organisasie en dien as normatiewe handeling op grond waarvan alle dokumente van die onderneming opgestel en uitgevoer word.

Korrekte kantoorverklaring is 'n belangrike voorwaarde vir die behoorlike werk van die organisasie. Die eksekuteurs van die kantoorwerk is verplig om die dokumentasie op 'n kwalitatiewe wyse in te vul, die nuwe werknemers bekend te maak met die prosedures en reëls vir die invul van die vorms, die verslae betyds en sonder foute te verstrek, die opdragte korrek en betyds uit te voer en onmiddellik te begin werk (onmiddellik na ontvangs van die inkomende dokument of instruksie). In die geval dat die hoof self die prioriteite bepaal vir die dringendheid van die uitvoering van bestellings of dokumente, word die werk hieruit voortgesit. In ander gevalle, wanneer 'n aansienlike aantal dokumente aankom, vind hulle verwerking plaas ooreenkomstig die datum van hul verskyning.