Elektroniese Document Management System (EDMS) dat sodanige funksies en aanbevelings

Tot 'n paar jaar gelede oor die elektroniese dokument management system is na verwys as 'n blink toekoms. Vandag, is dit wyd gebruik word in die private en openbare ondernemings. Maar die belangrikste, dat die vraag groei in die SED. Wat is 'n elektroniese dokument management system en hoe dit werk, kyk na die voorbeeld van die huidige Russiese stelsel.

voorvereistes

Om beter te verstaan hoe die EDS program, moet jy die basiese konsepte en doelwitte te oorweeg. Is die sleutel faktore wat die keuse van die een of ander stelsel te bepaal.

As die organisasie kan funksioneer in 'n formele beheer, die behoefte in die dokument nie. Met die koms van sakeprosesse is daar 'n behoefte aan 'n beheermeganisme met die hulp van die bestel dokumente. As jy nie betrokke raak in transaksies in 'n tydige wyse, sal hulle begin om op te bou en verdwaal.

Alternatiewelik, 'n papier draer, 'n spesiale skema lêer stoor op die bediener. Maar dit werk vir 'n lang. Met 'n toenemende volumes van toenemende vraag na inligting stoor en sinchronisasie.

Daar is 'n dilemma: of om te gebruik om ou papier of SED stoor. Wat is belangrik kan verkry word deur middel van die elektroniese stelsel? Die verbetering van die doeltreffendheid van die organisasie.

ekonomiese uitwerking

Operasionele doeltreffendheid verhoog kan word op twee maniere: verminder uitgawes of verhoog die resultate. DMS dokumente kan twee doelwitte te bereik in 'n keer. Dit wil sê, die bekendstelling van die stelsel kan 'n organisasie om minder te spandeer, maar verdien meer.

Kostevermindering word uitgevoer deur die vermindering van papier koste, oorhoofse tyd, versnel die uitruil van inligting, veranderinge in korporatiewe kultuur gedra.

Om die effektiwiteit van wat voorsiening maak die EDS program te evalueer, moet jy die koste van die werk te bereken op die ontwerp van papier dokumente. Beraam raadgewende maatskappye, sulke operasies beset 20% van die tyd. Die stelsel van die Russiese burokrasie, maar dit is nog meer as dit - 60% van die tyd. Die bekendstelling van die SED sal hierdie koste ten minste 10 keer verminder.

Kantoor bestuur en dokument bestuur

Hierdie twee terme word gekoppel. Papierwerk - 'n term wat verwys na 'n formele stel reëls om te werk met dokumente. Sommige EDS stelsel kan aangepas word onder die reëls van die kantoor, maar daar is ook diegene stelsels op die basis van wat reeds papierwerk gevorm.

Die dokument is die eenheid van die stoor inligting in EDS. Workflow word gegenereer uit 'n verskeidenheid bronne: ander stelsels, programme, e-pos, maar in die eerste plek - uit geskandeer papier. Daarom, skandeerders en ander toerusting is 'n integrale deel van die SED. Die stelsel stoor al die dokumente is hul geskiedenis, maak voorsiening vir die organisasie van die beweging, dra saam met hulle die sakeprosesse.

In so 'n basis is die besluit, aan die orde en die einde van EDS. Deur hulle, en deur die organisasie bestuur. Enige met die "Help" verskaf dokument. Stel velde op die vorm is afhanklik van die tipe dokument. Die stelsel inligting word gestoor in 'n databasis vir elke gebied van die kaart.

Die funksies en take van die SED

dokument bestuur program is ontwerp om hierdie probleme op te los:

• sistematisering van werk met dokumente.
• skepping van dokumente van templates, registrasie stoor;
• outomatisering van rekeningkunde;
• klassifikasie van dokumente.

Kom ons kyk na nou die SED funksie. dokument bestuur sagteware word gebruik om:

• skep kaarte.
• vorming van die teks van die dokument;
• stoor data in pdf of MS Word-formaat;
• Beheer toegang gebruikersregte;
• skepping van roetes;
• verkeer beheer dokumente;
• stuur kennisgewings, aanmanings,
• meld, naslaanboeke, klassifiseerders;
• vorming van instruksies;
• Soek en ondertekening van dokumente;
• genererende verslae.

Vir die hele stelsel kenmerke sluit in:

• remote werk met dokumente;
• Gebruik databasis vir die berging van data;
• gelyktydige werk met EDS;
• sekuriteit deur sertifikate, barcodes, en persoonlike.

Voor- en nadele

Die oorgang na EDS het meer voordele as nadele. Dit kan egter goed georganiseerde projek al die voordele van outomatisasie te vernietig. EDMS implementering doelwitte moet bereikbaar wees. Voordele sluit in:

• gesentraliseerde gestruktureer stoor van inligting;
• dieselfde benadering tot die skepping en verwerking van dokumente;
• maatvorms gebruik;
• soek;
• toegang oudit.

Die nadeel is die hoë aanvanklike koste en noukeurige werk op gebruikers opleiding.

dokument hantering prosesse

Die EDMS elektroniese dokument gaan deur 'n aantal stadiums, in die loop waarvan dokumente om sekere eienskappe word toegeken. Verwerking is uit beide die hand en outomaties uitgevoer. In die tweede geval stel:

• die voorwaardes van die oorgang tussen fases;
• skeiding van die roete;
• verwerking siklusse;
• hardloop sub, timers, verwerking prosedures;
• gedefinieer gebruiker rolle.

Tipes behandelings:

• Skep 'n dokument.
• Redigering.
• Hernoeming.
• Beweeg.
• Besparing.
• Kruip.
• Verwydering.

EDS op koste

Volle workflow kan nie funksioneer sonder 'n lisensie bediener, volledige aanpassing en opleiding van alle gebruikers. Elkeen van hierdie elemente vereis 'n groot kontant uitleg. Daarbenewens moet ons nie vergeet van die integrasie van EDS met ander stelsels, die opdatering van databasisse en sagteware, tegniese ondersteuning en ander raadgewende dienste aan koste te ondersteun.

Implementering van SED

Implementering van die projek kan 'n paar maande neem. Die proses is afhanklik van die bedrag van dokumentêre prosesse en van finansiële, institusionele en hulpbron vermoëns. Implementering is uitgevoer op so 'n algoritme:

• skepping van 'n werkgroep, die bepaling van die kop;
• definisie van doelwitte en doelstellings;
• inspeksie van bestaande dokumentasie prosesse;
• ontwikkeling van tegniese spesifikasies;
• keuse van EDS;
• sluiting van 'n ooreenkoms oor die implementering van die EDS;
• ontwikkeling en goedkeuring van regulasies van die werk;
• check die aanvanklike vulling van dopgehou;
• voorlopige toets EDS;
• personeelopleiding;
• toets implementering van die EDS;
• ontleding van die resultate van die toets operasie;
• foutkorreksie;
• volle implementering van die SED.

bekendstelling van die fout

Spesifieke aandag moet gegee word aan die prosesse wat die teenwoordigheid van 'n papierdokument vereis. Die grootste fout - is die duplisering van 'n papierdokument elektronies. Dit bemoeilik die werk en veroorsaak negatiewe houding teenoor outomatisering. Vir die implementering van 'n dubbele werk niemand betaal. Ons moet outomatiese prosesse te bou sonder duplisering. Die tweede fout - die onvoorbereidheid van personeel. Dikwels is nuwe prosesse waargeneem met vyandigheid. Daarom moet ons verduidelik aan werknemers hoekom is sed ingestel, sodat hulle het doelbewus om die opleiding proses.

dokument stoor tegnologie

Die EDS elektroniese dokument sluit eienskappe, gebaseer op wat gesoek, die klassifikasie en groepering van verslae konstruksie. Soms is 'n dokument is geskep uit 'n sjabloon, soms - deur die oordrag van die data uit die databasis. Eienskappe gestoor in tabelle. Die lêer self geplaas word in die gids stoor, die inligting daaruit - in die databasis gids. Toegang tot die data verkry net gebruikers EDMS stelsel.

Wat is 'n stroom skandering?

Vloei die verwerking van dokumente, gevolg deur die plasing van die monsters in die lêer bereik met behulp van skandeerders. Gedurende die scan proses kan outomaties 'n barcode op die dokument en sy registrasie in die databasis te skep en dan fokus op 'n gegewe roete.

OCR

Hierdie elektroniese dokument management system DMS vat 'n elektroniese beeld van die dokument in die formaat van jpeg foto's of teks formaat. Dit maak gebruik van spesiale sagteware as 'n selfstandige toepassing of geïntegreerde ESCOM.BPM in SED. Wat is ESCOM.BPM? Hierdie erkenning program dokumente, getik met verskillende lettertipes. Dit moet egter daarop gelet word, dat onafhanklike aansoeke het meer funksies en selfs handgeskrewe teks te herken.

Barco

Hierdie tegnologie bied 'n stel prosedures vir die vestiging en toepassing van grafiese bar code op die dokument. 'N Unieke barcode gegenereer deur die stelsel bediener. Hy maak voorsiening vir die identifisering van die dokument, sy vinnige soektog op die basis van die verspreiding en opslagplekke. Wanneer die registrasie van 'n dokument is gedruk op die etiket van die barcode wat ooreenstem met die identifikasie van elektroniese kaarte. Hy is vasgenael voor die papier weergawe van die dokument.

EDS

Digitale handtekening toelaat om die korrektheid van die dokument en data onveranderlikheid te verifieer. Ondertekening is gedoen met behulp van kriptografiese sagteware en sleutels - sertifikaat. Laasgenoemde is 'n lêer in 'n spesiale formaat wat herskep in die sentrum van uitreiking van die lisensie. Om te verseker dat die veiligheid van die inligting gestoor moet word sertifikaat op 'n smart card of sleutel I-gebrand. Hulle word beskerm deur PIN-kode. As die PIN meer as een keer ingeskryf verkeerd, dan die sertifikaat word outomaties geblokkeer.

Volteks en kenmerk soek

Kenmerk soektog word uitgevoer met behulp van 'n spesiale vorm van 'n paar waardes van die veld kaarte. Byvoorbeeld, die "teenparty" maatstaf bied search data in die veld "Ontvanger" of "Sender". Die stelsel vergelyk die ingevoerde kriteria van die data in die kaarte en stoor die resultaat in die kaarte, wat toevallig gewees het. Die soektog word uitgevoer met inagneming van die presiese of gedeeltelike wedstryde.

volledige teks soek is na gelang van die data in die dokument, insluitend woordvorme deur die databasis ingeboude gereedskap, soos MS SQL Server, Oracle uitgevoer. Vir die volle soek lêers in die databasis in dokument formaat (doc) moet aangeteken word, tafels (xls), aanbiedings, verslae.