Stoor kontrakte in die organisasie: die regulerende raamwerk, die tydsberekening

Stoor kontrakte wat verband hou met sekere probleme. In die besonder, in sommige gevalle baie moeilik om te bepaal tot watter tipe toegeskryf word aan die spesifieke instrument, hoe om dit te stoor, onder watter omstandighede, hoe om te vernietig en so aan. Al hierdie faktore word deur die wet nie, maar as gevolg van die feit dat een en dieselfde kontrak in verskillende situasies verskillende tydperke stoor mag vereis, het dikwels allerlei probleme, teenstrydighede, en so aan. Verstaan dit alles nodig is, hoewel dit moeilik kan wees. Dit moet verstaan word dat in die geval van nie-wetlike vereistes in gebiede soos die stoor kontrakte in die argief, rekords bestuur kan nie net ondoeltreffend, maar ook gevaarlik in terme van moontlike straf of boete wees.

Hoekom hou?

Die kontrak moet te alle tye beskikbaar wees nie net op die tyd van hul optrede, maar ook daarna. Jy kan 'n paar inligting, wat weerspieël word in die dokumente, sommige data wat bestuur sal eis, en so aan moet. Baie geskille, wat gewoonlik bestaan in die feit dat een of die ander kant van 'n slegte geloof geskik is om sy verpligtinge na te kom kan word met behulp van die verdrag as buite die hof en formeel in die hof. Jy moet dit ook oorweeg om die moontlikheid van die uitvoering van oudits van sekere tydperke, wat deur die staat toesighoudende liggame geïmplementeer sal word. Hulle kan ook dokumentasie versoek vir 'n spesifieke tydperk, en indien die stoor kontrakte in die organisasie, die termyn van hul vernietiging, en ander soortgelyke funksies verkeerd gedoen, kan onderhewig wees aan baie ernstige boetes. Natuurlik, sal die eerste ding wees om die leierskap te blameer, maar na die situasie gestabiliseer, die hoof noodwendig onthou wie is te blameer, het hy probleme gehad uit die bloute. Dit is die kontrak en enige ander dokumente sal streng vasgestelde tyd gehou word. Baie maatskappye oor die algemeen verkies om die argief gereeld uit te brei, en niks te vernietig om moontlike probleme te voorkom, as om 'n fout te maak en dan hark die gevolge.

wetgewing

Stoor kontrakte in die organisasie wet beskryf baie duidelik, as jy nie rekening hou met die feit dat dit nie altyd moontlik is om hierdie of daardie dokument korrek te skat. In die algemeen, kontrakte direk na 'n afsonderlike wet is nie, hulle word in die algemene lys van standaard argiefstukke (of die bestuur van argiefstukke), wat gevorm word in die proses van funksionering van organisasies, regeringsagentskappe, plaaslike regering en so aan. Beide opsies lyste beide met bestuur en met die gewone dokumente, wat deur die Ministerie van Kultuur en massakommunikasie van die Russiese Federasie goedgekeur. Die soort wat verband hou met administratiewe dokumente, het die getal 558 uit 2010/08/25 van die jaar, en die tweede tipe - № 1182 vanaf 2007/07/31 jaar. Bestudeer hierdie dokumente word sterk aanbeveel, maar dit is die beste om die proses van leer vir hulself te isoleer presies daardie vraestelle, wat in 'n bepaalde instelling en het betrekking op 'n spesifieke area van verantwoordelikheid. Die lyste van te veel inligting om dit alles te onthou, maar as jy bepaal watter dokumentasie aan wat van toepassing is en hoeveel is gestoor, waarskynlik, stoor kontrakte sal baie makliker en makliker wees. In baie gevalle, al gebruik papier bedek met 3-4 punte, om te studeer in detail wat nie so moeilik nie.

verskillende tipes

Dit maak gebruik van twee hoof stelsels van skeiding ooreenkomste vir hul bewaring. So, die mins algemene stelsel is om te bind aan die raklewe. Ken 'n kort termyn, langtermyn en permanente stoor. Die eerste opsie behels 'n kontrak vir 'n tydperk van tot 10 jaar. Die tweede - meer as 10 jaar. Permanente is meestal net gebruik wanneer vernietig die dokument kan glad wees. Hierdie stelsel is nie baie gerieflik. Stoor kontrakte in die argief, wat terme is gedefinieer op hierdie manier, lei dikwels tot verwarring en foute as eintlik help om die rekordhouding proses sit. Omdat 'n algemene stelsel is om te bind aan die tipe van kontrak. Die meeste ondernemings hulle kom in drie hoof variëteite: profiel, huishoudelike en arbeid. Die eerste en tweede vir die grootste deel is soortgelyk, en hulle word gewoonlik net gehou vir vyf jaar. Na wat verneem word onder die profiel verwys na alle kontrakte en alle dokumente direk verband hou met die belangrikste gebiede van aktiwiteit van die organisasie. Derde, die tipe van dienskontrakte, in baie gevalle, is ook gestoor word net 5 jaar oud, maar in sekere situasies, kan hierdie tydperk aansienlik verhoog. Byvoorbeeld, indien daar geen ag, dan so 'n kontrak sou moes word gestoor vir so veel as 75 jaar, wat nie baie gerieflik. In werklikheid, as jy nie veral gaan in die probleem, dit kan arbitrêr wees beperk die raklewe van 5 jaar en vergeet van die probleem. Maar in so 'n situasie sal waarskynlik 'n paar van die faktore wat die tydperk waartydens die stoor kontrakte van 'n soortgelyke formaat verpligte moet kan verhoog mis, en dit is wanneer jy seker 'n boete of ander probleme, wat probeer om 'n normale persoon vermy kan maak.

Oordra na die argief

Prosedure vir die oordrag van die deposito kontrakte in die argief, die terme van wat reeds verstryk het, kan verskil afhangende van die maatskappy. In sommige gevalle, werknemers eenvoudig die dokument bind aan mekaar en geplaas in 'n donker hoek, wat beskou word as 'n argief. Maar van 'n ander maatskappy die hele proses kan duidelik in die standaard dokumentasie beskryf word, sal die persoon wat verantwoordelik is vir die lêer, of selfs 'n spesiale reëls naam vir die indiening bied, teken en so aan. Beide opsies kan gemaklik wees, afhangend van verskeie faktore. Byvoorbeeld, die eerste opsie is geskik klein maatskappy met 'n beskeie omset. Daar sal nie so baie dokumente wees, dat jy altyd maklik kan vind almal in dieselfde donker hoek. Maar die tweede, het gesê die situasie is ernstig geskik vir korporasies, wat verantwoordelik is vir 'n groot aantal werknemers, en net moet een of ander manier het nie verdrink in die dokument. Die algemene reël, wat anders stoor kontrakte in die organisasie van enige vorm van eienaarskap, is die tyd van die oordrag na die argief. As 'n reël, is personeel wat nodig is om dokumente te stuur totdat 'n sekere tydperk, ongeag wanneer hulle eintlik tyd uitgehardloop het stappe. En gewoonlik, soos argivering plaasvind aan die begin van die jaar. Dit wil sê, selfs al is die kontrak beëindig in Februarie, sal nog moet wag tot volgende jaar om dit in bewaring te sit.

vernietiging

Soos hierbo genoem, net omdat jy kan nie die ooreenkoms te vernietig. Eerstens moet jy seker maak dat werklik was die regte tyd. Eers dan kan ons hierdie dokument te vernietig. Maar hierdie aksies kan dikwels gevaarlik wees die gevolge daarvan, en dit is waarom die meerderheid van die werknemers verkies om hulle uitsluitlik maak met die leierskap van die sanksies. Dit lyk soos volg: werknemer ingesamel n monster van al die dokumentasie wat uit tydperk of kom tot 'n einde is reeds. Stoor kontrakte by die plant, is dit wenslik gebou moet word is so dat hierdie monsters prosedure nie het 'n lang tyd. Dan, gebaseer op die resultate lys, het die bestuur verslae, die dokument is onderteken, ingedien is, en slegs dan, wanneer dit alles gebeur, begin die proses van vernietiging van direkte kontrakte en ander soortgelyke instrumente. Stoor kontrakte in die argief op 'n gereelde basis - nie die beste oplossing, veral aangesien sommige maatskappye selfs daarin slaag om dit te maak 'n bietjie, hulle gee om herwinning en so aan.

VOORBEELD opname en stoor stelsel

Om beter te verstaan al die funksies en die belangrikste punte van die aktiwiteit kan lei tot 'n relatief eenvoudige voorbeeld workflow organisasie dokumentasie stoor. So, daar is 'n personeellid, gewoonlik iemand uit die rekeningkundige personeel, wat verantwoordelik is vir die bewaring van kontrakte met kontrakteurs, of enige ander soortgelyke instrumente. Dit het 'n aparte gids waar hulle woon totdat die daad. Sodra 'n kontrak gesluit word, is dit verskuif na 'n ander gids. Dit sal gerieflik om 'n spesiale register in elektroniese vorm, waar hierdie dokumente in orde is gelys het, met aanduiding van die stoor tydperk. Maar eers moet hierdie tydperk word gedefinieer. Dit is die beste om 'n gids vir alle departemente, wat in een of ander manier verband hou met die kontrak uit te voer, ten einde beter te verstaan hul wese. Met ervaring die behoefte aan so 'n aksie sal verdwyn. Dan, wanneer presies duidelik wat dit verteenwoordig elk van die dokumente gestempel beton termyn berging. In sommige gevalle sal dit gerieflik om die kontrak en die sluitingsdatum spesifiseer wees, priplyusovyvaya haar 5 jaar (of meer) om presies vas te stel wanneer die papier kan vernietig. Trouens, selfs aan die begin van die organisasie van die kwessie prosedure was nie baie moeilik, maar na langdurige gebruik sal dit nog meer en meer vereenvoudigde wees. Wanneer die stoor kontrakte in die organisasie, wat is die vernietiging van lewe is reeds goedgekeur is, sal gestandaardiseer, sal die hele proses gaan in minute. En toe kom die jaar wanneer jy sekere dokumente kan vernietig. Hulle is uit die gids, dubbel gekontroleer vir moontlike foute en, tesame met die lys van hierdie vraestelle, na die promotor ingehandig word. Hy het op sy beurt, moet weer kyk of alles soos in die lys, as dit die hoof van die skuldige in geval van probleme sal bly. As alles reg is, die hoof onderteken toestemming te vernietig en dit is waar almal kom as hul eie intelligensie. Iemand net trane en gooi. Ander gebruik die shredder. Ander sit op die asblik, brand en so aan.

Wanneer die behoud tydperk begin

Dit is 'n baie belangrike vraag, want dit bring 'n baie foute met dit. Stoor kontrakte by die onderneming van Wit-Rusland of die Russiese Federasie in hierdie geval, presies dieselfde, en begin op die oomblik toe die nuwe jaar begin, waarin die bepaalde dokument is nie meer geldig nie. Byvoorbeeld, daar is 'n kontrak, wat geëindig het in Julie 15, 2010. Dit is noodsaaklik om te behou vir 5 jaar, maar dit kan nie vernietig die 15 Julie 2015, en vroeg in 2016. Dit wil sê, die verslag het 2011/01/01, en nie uit die sewende maand van die vorige jaar. Gewoonlik, ten einde 'n kans van fout te minimaliseer, is bygevoeg tot kwartaal 1 jaar voorheen gedefinieer. En eers nadat dit verby is, die vernietiging proses begin.

stoor funksies

In die algemeen, is daar spesifieke aanbevelings oor hoe dit moet lyk en werk die argief. Die ideaal is, die stoor van kontrakte aanspreeklikheid, betalings aan kontrakteurs, arbeid ooreenkomste en soortgelyke sodanige dokumentasie moet wees in 'n geventileerde en droë plek. Daarbenewens is hierdie vraestelle geplaas op rakke (oop of geslote). As hulle behoort aan die streng verslagvorms of dokumente gemerk "handel geheime", moet dit wees teenwoordig spesiale kluise. In beginsel, het niemand nie check hierdie punt, want dit is die aanbeveling in ag te neem dat die mees winsgewende onderneming. Die bottom line is baie eenvoudig: as jy nie te straf vir die stoor stelsel self, dit is vir 'n gebrek van die sekuriteite, wat nodig is om dikwels gestraf word. En as daar 'n vloed, of vernietig sal word in enige ander soortgelyke manier, die blaam vir hierdie is slegs 'n spesifieke maatskappy.

Verantwoordelikheid en kunstenaars

Primêre en primêre verantwoordelikheid van alles wat aangaan stoor kontrakte sal die hoof van die organisasie wees. Dit was hy wat in die teenwoordigheid van die probleme verantwoordelik vir die staat sal wees en te ly aan al die moontlike probleme. Verder, na aanleiding van agter hom aan, dit is gewoonlik die hoofrekenmeester, 'n prokureur en die werknemer wat verantwoordelik is vir die bewaring van dokumente. Maar gewoonlik, al sulke persone moet reeds gestraf kop na die omvang van die fout begaan deur hulle. Trouens, die meeste van die relatief klein organisasies vir kontrakte moniteringstelsel lê met die rekeningkundige afdeling. En in hierdie afdeling hoofrekenmeester of aanstel hul eie, of as 'n algemene stemming, die spesifieke persoon in beheer. In sommige gevalle, die persoon kry 'n klein toename in lone, wat moet vergoed vir die bykomende volume van die werk, maar meer dikwels, die laaste punt ignoreer, wys die gebrek aan fondse of ander soortgelyke faktore. In meer seldsame gevalle, verantwoordelik vir die veilige bewaring van dokumente in die algemeen, en in die besonder kontrakte, tree prokureur. Maar dit is nie baie gerieflik, want hierdie persoon net verantwoordelik vir die kontrak kan wees, en die res van die vraestelle wat hy gebruik om net oppervlakkig ken. Meer gerieflik wanneer daar 'n enkele persoon wat betrokke is in hierdie kwessie. Dit sal die mees akkurate en nie verbind petty nare foute soos hierdie kan ander werknemers maak.

gevolg

Stoor kontrakte in die organisasie is uit op die basis van 'n volledige nakoming van alle bepalings van die wet gedra. Dit is 'n voorvereiste, wat op al die probleme van die onderneming kan neem. In hierdie geval, kan die klein nuanses, interne regulasies, registers en verwante dokumentasie verskil van maatskappy tot maatskappy. Die belangrikste verantwoordelike persoon beskou word as die baas wees, maar hy kan hierdie oomblik vertrou 'n ander persoon. Dit sal die werk van die bestuur te fasiliteer, maar dit maak nie verwyder uit die diepte van verantwoordelikheid vir moontlike foute. Dit is die werknemer wat vertrou om te werk met argivale dokumente, moet as 'n verantwoordelike en duidelik verstaan hul pligte in ruil vir die regte geld, eerder as verbale dankbaarheid, want dit gewoonlik gebeur met 'n toenemende las sonder sy vergoeding met addisionele fondse om te betaal.