Workflow in die onderneming. Bestuur Program Document en rekordhouding

Workflow is 'n maatstaf toevlug tot by byna al die moderne ondernemings. Selfs klein maatskappye is besig met 'n massa van verskeie dokumente, insluitende briewe, begrotings, fakture, kontrakte en alle vorme van vereistes. Dit is om hierdie rede dat byna elke moderne organisasie probeer om hierdie maatreël gebruik as 'n workflow wat verskaf ten koste van volledigheid en bewaring van data, gemak van die vind van en die stoor van verskeie inligting, en die optimalisering van die tyd wat benodig word vir sy goedkeuring te beperk.

Hoekom dit doen?

Feitlik enige maatskappy werknemers spandeer baie tyd probeer om die regte inligting te vind, en statistieke welsprekend sê dat dit duur ongeveer die helfte van die werk tyd. As dit gebeur ook dat jy hoef te herskep opnuut in plaas van re-gebruik enige dokumente wat "iewers" bestaan nie. Dit is 'n standaard is 'n situasie waarin die oorspronklike teks van 'n verdrag is 'n prokureur in die rekenaar, en joernaalinskrywings op die sekuriteite begeleiding van die uitvoering van kontrakte uitgevoer in die rekeningkundige stelsel, is rekeninge en dade vervat in die finansiële departement in papier vorm, en korrespondensie met betrekking tot die optrede van die verdrag werk is in elektroniese pos bokse werknemers. Hierdie "verstrooiing" van inligting is uiters skadelik vir die veiligheid, integriteit en konsekwentheid, dit is in so 'n situasie is daar werklike workflow.

Deur die bekendstelling van gespesialiseerde inligtingstelsels opgelos die oorheersende meerderheid van probleme. Byvoorbeeld, 'n paar van die begroting stelsel bied die vermoë om 'n stelsel van mekaar verbind begrotings te skep, gevolg deur die vorming en die stoor van verskillende weergawes van sodanige dokumente, sowel as 'n aanduiding van hul status. So die probleem is gedeeltelik begroting dokument opgelos word deur die gebruik van sulke stelsels.

Maar moenie vergeet dat die huidige begroting raamwerk, asook rekeningkundige en ERP-stelsel in die oorgrote meerderheid van gevalle werk met gestruktureerde inligting, dit wil sê die soort van data wat geskep kan word en gestoor word in 'n tabelvorm. Volgens die meeste kenners, die totale bedrag van data van enige moderne sake gestruktureer inligting verskaf slegs 20%, terwyl die res sluit e-posse, teks dokumente, verskeie verslae van onderhandelinge en vergaderings, beelde, ens Dikwels sonder die uitvoer van studies ongestruktureerde inligting is eenvoudig nie moontlik om 'n normale assessering kontektsta, wat reeds teenwoordig gestruktureerde maak. Berging, versameling en die daaropvolgende verwerking van sodanige data word verskaf deur die gebruik van sulke maatreëls soos die workflow, en content management stelsels inligting maatskappy.

Wat is dit?

Met die hulp van die elektroniese dokument management system bied organisasies van enige interaksie tussen die werknemers van 'n organisasie op die basis van die dokumente wat ingedien. Weer 1C dokument maak voorsiening vir die skepping van dokumente, die moontlikheid van die beweging van hulle op die organisasie en handhaaf beheer oor die uitvoering van dokumente en prosesse beskryf deur die gebruik van hulle. So, die elektroniese dokument verskaf die maatskappy groot aantal voordele, die vertaling van haar werk is eintlik 'n nuwe vlak.

Elke enkele dokument in hierdie elektroniese stelsel word gekenmerk deur 'n hele reeks van besonderhede wat dit uniek kenmerk (dikwels na verwys as sodanig stelle kaarte). Die kaart kan 'n verskeidenheid van inligting, insluitend die tipe dokument, datum van stigting en verandering, die skrywer, sowel as stoorplek en nog baie meer bevat. In die toekoms dokument management system sal stoor en herwinning van die nodige dokumentasie te voorsien in ooreenstemming met die besonderhede wat reeds vermeld in die kaart.

geleenthede

Elektroniese dokument bestuur bied organisasies met nie net 'n baie voordele, maar dit maak ook baie nuwe moontlikhede wat belangrik is ook.

gesentraliseerde beheer

Ongeag hoe groot is hierdie of daardie onderneming dokument management system maak voorsiening vir 'n vinnige verandering in die vorm van dokumente wat sirkuleer op dit. Byvoorbeeld, om te verander die aansoekvorm vir enige van die koste van die verskillende verantwoordelikheid sentrums net om sekere aanpassings te maak om die sjabloon genoeg dat die eis, wat reeds in die stelsel gestoor word. Daarna sal werknemers wat so 'n aansoek in te vul nie in staat wees om die dokumentasie uitgediende vorme gebruik, aangesien die aansoek gevul en gestuur deur die stelsel.

Ondersteunende dokumentasie lewensiklus

Elke dokument wat sal gee en verwerk in enige onderneming, noodwendig gaan deur verskeie fases ingestel. Byvoorbeeld, wanneer dit kom by die korporatiewe begroting, is dit eers nodig om te maak, en dan goed te keur en uit te voer op vasgestelde tye. Daarna het verskeie werklike en beplande prestasie van die begroting onderhewig aan deeglike analise en gestuur word aan die argief. In 1C dokument verskaf streng beheer oor die lewensiklus van dokumente, met inagneming van die basiese vereistes van die korporatiewe omgewing, asook verskeie regsreëls en die industrie standaarde van die maatskappy se besigheid.

spanwerk

Elektroniese dokument management system bied veel meer as net 'n organisasie van kollektiewe werk op dokumente, en in teenwoordigheid sal kundiges wat in verskillende kantore of selfs in verskillende stede wees.

Die stelsel stoor 'n voldoende groot aantal weergawes van dieselfde dokument, bykomend tot direkte en verandering, kan hulle die data te annoteer, dit is, voeg by hulle 'n paar opmerkings en notas, sonder dat die basiese inligting wat hy moet lewer.

vertroulikheid

Eerder belangrike kenmerk van sulke stelsels is dat in dieselfde dokument 1C kan inteken deur 'n spesiale digitale handtekening gevolg deur enkripsie van. Dit maak dit moontlik om nie net die egtheid van enige inligting te bevestig, maar ook uniek geïdentifiseer met die skrywer, sowel as om die mees doeltreffende sekuriteit te bereik vir die berging van verskeie data, indien nodig.

routing

As die elektroniese dokument management system is nie beskikbaar, dan in daardie geval die werknemer wat deelneem aan die skepping van sekere sekuriteite, moet noodwendig verstaan wat is die beste om hierdie effekte te dra. Elektroniese dokument bestuur in die onderneming te outomaties te dra data regte persoon.

Op sigself, die routing is gratis en styf. Gratis bied 'n geleentheid om die rigting van absoluut geen ontvangers soos toepaslik dokumenteer, terwyl die rigiede bied die mees akkurate regulasie, maar in spesiale gevalle die optrede van vooraf geïnstalleer in die stelsel dokumentasie van verkeersreëls 'n bietjie stilte kan wees (byvoorbeeld, as jy nodig het om die konsepdokument vir hersiening stuur 'n paar buite kundiges).

toegangsbeheer

Daar is verskeie opsies van hoe om te onderskei tussen die verskillende magte van die maatskappy se werknemers in terme van dokumentasie bestuur. Dus, 'n gevorderde workflow toelaat dat 'n persoon om volle beheer te gee oor die data beperk die vermoë om enige lêers te wysig of selfs toelaat net view of annoteer. Dit maak die werk met verskillende data, en dit is belangrik - dit word baie veiliger.

integrasie

Tot 'n maksimum data integriteit, wat in 'n bepaalde maatskappy is gevestig verseker, elektroniese dokument bestuur in die onderneming maak voorsiening vir die integrasie van die geïnstalleerde stelsel met ander - finansiële, nywerheids-, analitiese, ens Deur so 'n integrasie funksies moderne workflow stelsel dikwels genoeg gebruik gemaak as 'n soort van skakeling tussen die verskeie sagteware tipes.

Dokumente van alle stelsels, is logies verband hou met hierdie inligting, genoem konteks. Dit kan insluit die inhoud van 'n papier of e-posse, fakse, betaling dokumente, rekords van die aktiwiteite, video of klank opnames, en selfs 'n baie ander inligting. Die konteks van die dokument kan bygevoeg word die proses met die hand of ten volle outomatiseer, na gelang van die voorkeure en behoeftes van die bestuur.

Byvoorbeeld, kan die moderne stelsel van outomatisasie van die workflow in die proses van die vorming en die daaropvolgende veranderinge in die begroting 'n aantal ander kontekstuele inligting gebruik word:

• alle vorme van marknavorsing, insluitend nie net sy eie, maar ook diegene wat verkry word uit eksterne bronne;
• Verskeie ooreenkomste met eweknieë (kopers of verkopers);
• Spesiale wetlike en verwysing dokumente;
• addisionele dokumentasie, wat weerspieël op sigself enige beperkings of aannames (as 'n voorbeeld, die inflasiekoers, wisselkoerse en ander data);
• notules van vergaderings, gehou om enige weergawe bespreek is die begroting, en sluit in alle vorme van werkers kommentaar en waarnemings van die deelnemers in die proses (dikwels sulke dokumentasie onder alle werknemers apart gestuur via e-pos en gestoor van 'n begroting inligting lêers).

'N gebruiker wat is besig met 'n begroting, te eniger tyd, indien nodig, kan enige van die bogenoemde dokumente te lees, as moderne workflow tegnologie hom toelaat om dit te doen sonder enige lang soektogte.

Wat word gebruik by ons nie?

Een van die mees gewilde sagteware oplossings wat gevind kan word in die Russiese maatskappye kan 'n kombinasie van Microsoft Outlook utilities met Microsoft Exchange Server genoem word. Die eerste aansoek, in beginsel, stel op byna elke rekenaar, terwyl die Exchange Server dikwels geneem word om te gebruik as 'n volwaardige e-pos bediener. Ten spyte van die feit dat maatskappye wat reeds 'n geruime tyd gelede was die bekendstelling van elektroniese dokument gehou, sulke programme word slegs gebruik as 'n platform vir e-pos, na 'n paar sentrale instellings selfs hierdie sagteware kan gebruik word as 'n baie funksionele automatisering workflow vir byna alle organisasies .

Op die oomblik is, is die Russiese mark gevul met baie van die verskillende stelsels, deur middel waarvan 'n dokument bestuur outomatisering, en soortgelyke sagteware bied nie net Wes, maar ook plaaslike ontwikkelaars. Selfs Microsoft, bykomend tot die bogenoemde programme, bied selfs nuts soos Content Management Server of SharePoint Portal Server.

Die mees kragtige onder alle bestaande stelsels word beskou as Documentum wees, maar hoofsaaklik groot maatskappye gebruik hierdie outomatisering proses. Workflow van sommige maatskappye ten koste van outomatiese sagteware Lotus Notes pakket, maar baie noem dit 'n soort van "ontwerper vir programmeerders", soos die opstel van op die basis van sy volledige stelsel is baie moeilik.

Wat is die verskil tussen die Russiese en Wes-stelsels?

As ons praat oor die belangrikste verskille tussen plaaslike en buitelandse nutsdienste, hulle is beskikbaar in skalering vermoëns. Byvoorbeeld, as die stelsel van Wes-ontwikkelaars feitlik alle bedryfstelsels kan funksioneer in, dit was meestal binnelandse net ontwikkel vir enige een van hulle, en natuurlik, dat dit dikwels Windows. Western stelsels ingestel om enige DBBS gebruik. Sulke Russiese stelsels beperkings kan ernstig die moontlikheid van die bou van 'n kruis-platform, geïntegreerde oplossings verhinder.

Met betrekking tot funksies, die grootste verskil lê in die feit dat in die Weste dokumentoproizvodstva outomatisering en workflow geïmplementeer verskeie programme wat onder 'n enkele merk uitgereik kan word, maar die teiken vir 'n verskeidenheid doeleindes. Byvoorbeeld, die Documentum bied 'n aantal individuele produkte, wat gebruik word vir 'n volledige outomatisering en integrasie met ERP-stelsel, ondersteun die ontwerp en ingenieurswese dokument bestuur, ens Die oorheersende meerderheid van sagteware wat ontwikkel is in Rusland, wat gemik is op die oplossing van 'n bepaalde probleem.

Ook opmerklik is dat die skoolhoof verskil lê in die benadering van beide partye om wat 'n workflow stelsel. Western stelsels is bedoel om volledige outomatisering verskaf en opvolg ondersteuning deur 'n verskeidenheid van sake-prosesse binne die organisasie, terwyl die oorgrote meerderheid van binnelandse programme om sekere funksies slegs outomatiseer.

Die koste van die weste van stelsels van ongeveer wissel van $ 400 tot $ 1000 vir elke taak, nie die tel van die koste van implementering, hardeware en sagteware wat nodig is om 'n normale elektroniese dokument te verseker. Dikwels self-bekendstelling kos sowat die helfte van die gewone koste van lisensies, soos die meeste van die program vir outomatisering van die workflow geïmplementeer verskeie promosies, maar in sommige gevalle die prys van 'n orde van grootte groter. Een van die moeilikste is altyd die projek van outomatisasie van finansiële dokumentasie met betrekking tot die implementering van sulke projekte kos sowat 2-3 keer hoër as die koste van lisensies.

Binnelandse sagteware verkoop teen $ 200-600 per sitplek, en bykomend tot wat in ag geneem word die koste van bykomende programme en verskeie toerusting. Op die ou end, is die berekening van die vergelykende waarde in veel dieselfde manier gedra as in die westelike stelsels.

funksies

In die oorgrote meerderheid van gevalle as 'n prioriteit rigting van outomatisasie is die prosesse wat verband hou met die harmonisering van dokumente, byvoorbeeld, die proses van aanvanklike voorbereiding en verdere implementering van die begroting. Daar is egter baie spanne nou met behulp van burotica en workflow, dit wil sê met die registrasieprosedures van uitgaande en inkomende dokumente.

Inleiding tot die elektroniese stelsel is nie fundamenteel verskil van die bekendstelling van 'n ander outomatiese stelsels, daarom is dit nodig om die bewoners van die kenmerkende eienskappe van hierdie projek.

Skepping van die onderneming-klas stoor

Inleiding dokument outomatisering in elk geval, maak voorsiening vir sekere korporatiewe repository waarin alle dokumentasie te stoor. Die logiese struktuur van die stoor, die ontwikkeling en verdere implementering van sekuriteit beleid, sowel as dokument stoor hiërargie vereis maksimum akkuraatheid en het om uit 'n vroeë stadium van die projek uitgevoer word.

Dit moet in gedagte gehou word dat die stoor funksie kan ontplooi word aan die begin van die ontwerp, so op 'n vroeë stadium kan gemaak word aan al die dokumente van die huidige stoor plekke te skuif na 'n enkele korporatiewe repository. As gevolg hiervan, kan gebruikers hulself vertroud te maak met enige van die groot funksies van die stelsel, en gelyktydig te bemeester en die toepassing daarvan. Versnel die aanpassing van werknemers te implementeer stelsels kan wees deur middel van die gebruik van die diens funksies soos waarskuwings op veranderinge aan die dokumentasie, die voorkoms van nuwe dokumente, ens

So, workflow wat nodig is vir 'n moderne maatskappy wat daarna streef om te ontwikkel en sy bedrywighede te verbeter.