Argiefrekords bestuur organisasie: GOST, instruksies, dokumente, reëls. Riglyne vir argiefrekords bestuur

Argiefrekords bestuur reëls bevat die sleutel vereistes om te werk met papiere en materiaal nie betrokke in die huidige aktiwiteite van die maatskappy. Hulle is geformuleer in ooreenstemming met die huidige regulatoriese raamwerk, regulatoriese omvang verwerking, samestelling en berging van inligting. Kernterme wat in die raamwerk van die stelle Standard vir argiefrekords Management. Wanneer die opstel van hulle in ag vooruitgang in die gebruik van tegnologie en gevorderde inligtingstegnologie. Oorweeg verder die basis van argiefrekords bestuur.

insidensie

Riglyne vir argiefrekords bestuur van toepassing op regeringsinstansies. Hulle moet ook vir besighede wat betrokke is in sekere tipes werk. In die besonder, die regulasies toe te pas in die deel van die beskrywing, registrasie, bewaring en gebruik van dokumente van Argiefdienste fonds van die Russiese Federasie, verwys na die staat eiendom.

Onderafdelings van ondernemings, in samewerking met film, fonografisch, video, foto's, kaarte, wetenskap en tegnologie, telemetrie inligting, beheer deur die in beplanning en verslagdoening ingestel bepalings.

Die plig en die reg om organisasies in die argiewe vir die tydelike stoor van dokumente van die RF AF bied die basis van sektorale wetgewing (vanaf 1993), die posisie te vorm (vanaf 1994 en 1998, onderskeidelik.). Die regulerende raamwerk vorm die regshandelinge van plaaslike belang. Beskou as die reëls nie van toepassing op dokumente, die werk wat gereguleer word deur die Federale wet № 5485-1 en Presidensiële besluit № 1203 vanaf 1995/11/30, die

voltooiing

Dit is 'n sistematiese aanvulling van die dokumentêre basis van die onderneming eenhede. Pluk sluit die bepaling van:

1. Bronne.
2. Samestelling van materiaal te ontvang.

As deel van hierdie aktiwiteit is ook uitgevoer direkte oordrag van dokumente aan die argief. As bronne is:

1. onderneming eenhede.
2. Fisiese persone.
3. Ondergeskikte struktuur.

Die samestelling van materiaal

vir argiefrekords bestuur opdrag stel dat verkryging is tydelik uitgevoer (meer as 10 jaar) gevalle en permanente stoor. Ook 'n opsomming van inligting oor personeel. Gevalle waar die raklewe van minder as 10 jaar, as 'n reël, die argiewe is nie oorgedra. Hulle is vervat in die relevante dele van die onderneming. Aan die einde van die raklewe van sulke dinge is om vernietig te word. Besonderhede van individuele karakter oorgedra op versoek van die eienaar. Daarna is hulle na die Nasionale Argief gestuur vir permanente inhoud. Die oordrag sal ook materiaal Enterprises voorloper en gelikwideer ondergeskikte strukture.

Argiefrekords bestuur en nomenklatuur

Gemagtigde werknemers presteer werk met onderneming inligting materiaal, maak 'n sistematiese lys van gevalle. Hy het die nomenklatoera. By die stigting dui die raklewe van materiale. vir argiefrekords bestuur handleiding skryf die gemagtigde afdeling te monitor en dienslewering te fasiliteer in die opstel van die naam. Sistematiese lys dien as die basis vir die vorming van voorrade van inligting materiaal van permanente en tydelike (tot 10 jaar) stoor. Naam is ook 'n groot rekeningkundige dokument. Dit word gebruik vir die registrasie van gevalle van tydelike stoor, insluitend 'n termyn van minder as 10 jaar. Die gevestigde naam sistematisering skema kan gebruik word by die ontwikkeling van kaart lêer handelinge verrig.

klassifikasie

Hou argiefrekords bestuur is uit op drie tipes naam gedra:

1. Tipiese.
2. Voorbeeldige.
3. Individuele (vir 'n bepaalde maatskappy).

Die eerste bepaal die samestelling van die materiaal gegenereer in soortgelyke instellings. Standard naam word beskou as 'n regulerende dokument wees. Geskatte sistematisering bepaal die benaderde samestelling van inligting materiaal vir ondernemings wat gedek word deur sy optrede, wat dui op die indeks. Dit het 'n eersvolgende karakter. Hierdie tipe van sistematisering gebruik in die vorming van 'n individu reeks en oorgedra word in dit sonder veranderinge.

voorbereiding Kenmerke

Die dokumente vir argivale onderneming rekords bestuur gesistematiseerde in die voorgeskrewe vorm in ooreenstemming met die naam van strukturele eenhede. Laasgenoemde moet ooreengekom word en onderteken deur die leiers.

Die naam van die onderneming gemaak word in die algemene vorm. Dit is geparafeer deur die hoof van die argief of die persoon in beheer, deur die hoof van dienslewering of 'n gemagtigde werknemer onderteken. Naam moet goedgekeur word deur die kommissie kenner, en dan deur die direkteur van die maatskappy. Na die uitvoering van hierdie prosedures hoofde van strukturele afdelings van die onderneming verskaf 'n uittreksel van die toepaslike afdelings.

Die naam vir die komende jaar gevorm in die laaste kwartaal van die huidige tydperk. Harmonisering uitgevoer ten minste 1 keer in 5 jaar. As jy die struktuur en funksies van die onderneming, 'n nuwe naam te verander.

Die prosedure vir die opstel van sake

Vorming genoem groepering handelinge verrig in ooreenstemming met die naam. Argiefrekords bestuur organisasie sluit in die sistematisering van inligting in ooreenstemming met die naam van die gids. Nie toegelaat groepering van afskrifte en konsepte. Die uitsonderings is 'n hoë-waarde voertuie. Moet nie in 'n papier gids geplaas word teruggekeer.

Die handhawing van argivale rekordhouding is uitgevoer op 'n gesentraliseerde hantering materiaal diens inligting voorsien, en op 'n gedesentraliseerde - beide strukturele eenhede, en die bo-afdeling. Groepering is uitgevoer onder die direkte toesig van die persone wat verantwoordelik is vir die veiligheid van die stoor media. As dit nodig is, kan betrokke wees werknemers van die Staat Argief.

sleutel vereistes

Argiefrekords bestuur word in ooreenstemming met die vereistes van regulasies gedra. In die dopgehou met die vorming van inligting draers moet aan die volgende vereistes te voldoen:

1. Materiaal vir tydelike en permanente stoor word afsonderlik gegroepeer.
2. Die gids is ingesluit in een kopie elk van die papier.
3. Die gids moet wees huidige materiaal vir een kalenderjaar. Van hierdie regulasie, maar daar is uitsonderings. Dit sluit in:

• persoonlike lêers, wat gevorm word oor die volle duur van die betrokke werknemer;
• materiale en strukture van verkose staande komitees saam met hulle, adjunk-groepe, regimented in die tydperk van samekoms;
• Papier opvoedkundige instellings, uitgevoer en gegroepeer in 'n skooljaar;
• Teater materiaal, wat kenmerkend is van die aktiwiteite van die seisoen;
• geskiedenis, en so aan.

Die gids moet wees minder as 250 velle op 'n dikte van nie meer as 4 cm.

Groepering van administratiewe handelinge

Argiefrekords bestuur vereis sistematisering van verskillende tipes inligting draers. Hierdie insluitende kenmerk en administratiewe handelinge. Hulle is gegroepeer volgens die tipe en chronologie van aansoeke:

1. Die bepalings van wette deur regulatoriese dade goedgekeur, tree as bylae. Hulle word saam gegroepeer. As die bepalings, regulasies, wette goedgekeur is as afsonderlike handelinge, sistematiseer hulle in individuele gevalle.
2. Bestellings en besluite van die hoër strukture vir die implementering daarvan is gegroepeer volgens areas van die onderneming.
3. Bestellings wat verband hou met personeel, gesistematiseerde volgens die behoud tydperk. Met 'n groot volume van inligting materiaal raadsaam dade op verskillende kante van die maatskappy, groep afsonderlik.
4. Bestellings in die sleutel areas van aktiwiteit afsonderlik gesistematiseerde van dade op personeel. Byvoorbeeld, is aan die orde van argiefrekords bestuur ingesluit in dieselfde gids, en die aanstelling van die hoof van die afdeling verantwoordelik - na 'n ander.
5. Goedgekeur perke, verslae, skat, gedetailleerde lyste, planne en so aan. afsonderlik gegroepeer van hulle projekte.
6. Plek van dokumente in persoonlike lêers word in die volgorde waarin hulle is ontvang gedra.
7. Gesig personeel loon wetsontwerpe gesistematiseerde in aparte dopgehou. Hulle word alfabeties gerangskik.
8. Klagtes, voorstelle, klagtes burgers met betrekking tot die aktiwiteite van die maatskappy, rekords van hul oorweging en implementering word afsonderlik gegroepeer van die klagtes van individue vir persoonlike sake.
9. Sistematiek van korrespondensie word gewoonlik in 'n kalender tydperk in chronologiese volgorde uitgevoer. In hierdie geval, is die antwoorde geplaas nadat die vrae. In die geval van hernuwing van korrespondensie op 'n spesifieke onderwerp, wat begin in die vorige jaar, die dokumente ingesluit in die gids van die huidige tydperk. In hierdie geval dui die indeks van die vorige jaar.

Maak inligting draers aanvaar vir veilige bewaring

Argiefrekords bestuur bied 'n aantal vereistes vir strukturele eenhede, in samewerking met papier dokumente. Maak draers kan gedeeltelike of volledige wees. Dit hang af van die stoor tyd. Volle registrasie word uiteengesit ten opsigte van tydelike dokumente (meer as 10 jaar), 'n permanente inhoud, sowel as die dade op personeel uitgevoer word. Dit behels die volgende:

1. Hardcover / binder gids.
2. Die numering van die velle.
3. Die opstel van die bladsy-getuie.
4. Vorming van interne inventaris, indien nodig.
5. Maak aanpassings aan die besonderhede van die dekblad. Hulle kan die naam te raak van die onderneming, die registrasienommer van dopgehou, die uiterste datums, en so aan.

Materiaal vir die tydelike stoor, insluitend 'n termyn van minder as 10 jaar, opgestel in deel. So, nie toegelaat word om die sistematisering van sekuriteite om uit te voer in die gids, nie genommerde lyste, moenie van versekering etiket wees.

nuanses

Argiefrekords bestuur - 'n aktiwiteit waarin spesialiste bied nie net veiligheid inligting draers, maar ook die geleentheid om te werk met hulle moet die behoefte ontstaan. Vir hierdie doel, die handelinge waaruit die gids, geliasseer deur vier pap wiel in 'n karton dekking. Hulle word ook toegelaat om te bind oorweging van die moontlikheid van die lees van tekste, resolusies, datums van 'n visum in al die vraestelle.

Ter voorbereiding vir die groepering van alle metaal hegstukke verwyder. Materiaal wat bedoel is vir permanente stoor en bestaan uit besonder waardevol of ongeformatteerde dade is vervat in dopgehou omheinde drie-klep met snare of in spesiale bokse.

Wanneer teenwoordig in onopgeëiste dokumente van 'n persoonlike aard (werkboeke, kaarte, militêre kaarte, ens). Hulle is in 'n aparte koevert en geliasseer dit aan die res van die materiaal. Aan die einde van die gids moet teenwoordig 'n skoon vel-getuie wees. Aan die begin van die gids sutured vorm vir interne inventaris. Om die veiligheid en die einde van die reëling van elke vel papier gekies om saam met Arabiese syfers verseker. Hierdie reël geld nie vir die bladsy, en getuie vorms vir voorraad. Aantal gestel met 'n potlood in die boonste regterkantste hoek.

Vel-getuie

Dit is gemaak volgens die orde. Dit bevat die woorde en syfers:

1. Aantal velle met nommers.
2. Die aantal bladsye van interne inventaris.

Die vel-Getuie bepaal ook nommer spesifisiteit. In die besonder, om te bepaal of daar met die letters indekse, vermiste kodes, bladsynommers met vasgeplak foto's, groot formaat bladsye, en so aan. Daarbenewens, op die vel dui op die teenwoordigheid van drukwerk brosjures in die gids, as hulle nie gemerk in die hoof nommers. Vel-getuie vised samesteller. Daaropvolgende veranderinge in die status en samestelling van die dopgehou moet in hom word gemerk met verwysing na die toepaslike wette. Dit is nie toegelaat om vel-getuie op die titelblad van 'n gids of 'n netto omset van die laaste bladsy van die dokument in dit.

interne inventaris

Dit is gevorm vir die stoor en rekeningkundige inligting materiaal tyd (meer as 10 jaar) en deurlopende inhoud. Interne inventaris opgestel vir besighede geskep deur variëteite van dokumente, titels waarvan die inhoud is nie bekend gemaak. Die vorm moet data aan te bied op die reeksnommers van aanvalle in die gids indekse, titels, datums, en bladsy nommers.

Vir interne inventaris aangeheg opsomming rekord. Dit verklaar in syfers en woorde die aantal dokumente ingesluit in dit, asook die aantal velle vorming dit. Onderskryf interne inventaris samesteller. As 'n gids is gebind woes is die saamgestelde lys aan die binnekant van die voorblad aangeheg.

Veranderinge in die samestelling van die materiaal moet gereflekteer word in die gids "Notes". Spesifiek verwys dit na die verwydering, vervanging van papier afskrifte, insluitende bykomende dokumente in 'n gids. Terselfdertyd neergesit verwysings na die toepaslike wette. As dit nodig is, kan gevorm word deur die nuwe toegang tot die blad te som interne inventaris, asook die opskrif van die getuie van die gids.