Pligte van die kantoor bestuurder

Dikwels, veral in klein organisasies, die kantoor bestuurder is gewoonlik bekend as die Sekretaris. Dit klink soveel meer soliede posisie, maar die feit dat die verantwoordelikhede van die kantoor bestuurder verskil van sekretariële (alhoewel hulle seker baie in gemeen), selde bekommerd in hierdie geval iemand.

Wat is die verantwoordelikheid van die werknemer? In die eerste plek die verantwoordelikheid van die kantoor bestuurder is om te werk met dokumente. Die werknemer ontvang Ontvang korrespondensie, registreer dit, stuur die ontvanger stuur na die argief, indien nodig. Hy aanvaar ook aansoeke van ander werknemers sal hulle oor te dra na die ondertekening van die Direkteur-generaal, verseker hulle die stempel, en dan gee terug. Die pligte van die kantoor bestuurder is om te werk met interne dokumente: die druk van bestellings en hul klaring, stoor, stuur die argiewe en rekeningkundige, in samewerking met uitgaande korrespondensie. As dit nodig is, moet hy in staat wees om te werk met enige kantoortoerusting: faks, skandeerder, fotostaatmasjien, sowel as om druk dokumente te werf en. Berei die room vir aanbiedings, notules van vergaderings, vergadering en ontvangs van gaste en kliënte as deel van die pligte van kantoorbestuurder.

Dikwels is die werknemer het om te gaan met tradisionele sekretariële pligte: verspreiding van genooi vennote of bestuurders in hotelle, die bespreking van kamers, vliegtuigkaartjies en treinkaartjies. Afhangende van die besonderhede van die maatskappy en die kantoor self, kan die bestuurder 'n verteenwoordiger van jou maatskappy in besigheid onderhandelinge wees, en voer die pligte van die personeel bestuurder: die soeke na nuwe werknemers, skepping van aansporings en opvoedkundige programme, ontwerp werk. Soms fokus hy op die bekendstelling van inligting tegnologie, ontwikkeling van nuwe programme.

Pligte van die kantoor bestuurder neem kennis:

1. Wette en regulasies wat die wetlike, inligting, besigheid maatskappye te regeer.
2. Grondbeginsels van bestuur, bemarking, entrepreneurskap en besigheid.
3. Die fondamente van sosiologie, sielkunde, etiek van besigheid kommunikasie, het nie saam met die personeel en die publiek.
4. Prosedure vir die opstel van besigheid voorstelle, verslae, planne, kontrakte en ooreenkomste.
5. Die hoekstene van die bestuur, die basiese beginsels van ergonomie en beroepsgesondheid.

Behalwe vir hierdie take, die verantwoordelikhede van die kantoor bestuurder sluit 'n inventaris van kantoor en sagteware wat nodig is om verbruiksgoedere (kantoor voorrade, papier en ander bykomstighede) hardloop, wat nodig is vir die werk van werknemers. Ook, is hy verplig om rekords van hierdie materiaal te hou om hul uitreiking verseker, om vas te stel hoe om te kry, te organiseer en hou van betalings vir voorrade. Die pligte van die kantoor bestuurder is om die toestand van die kantoortoerusting, wat insluit monitor: 'n operasionele uitdaging om te bemeester vir herstelwerk, tydige vervanging van verbruiksgoedere (soos cartridges), wanneer dit onmoontlik is om te herstel is - die vervanging van kantoortoerusting.

Afhangende van die in die maatskappy aangeneem reëls, en sy grootte kantoorbestuurder of hy neem oproepe en fakse, stuur hulle na die regte persoon, fakse stuur en ring kliënte en vennote, of toesig oor die werk van sekretarisse, insluitend die monitering van die kultuur van hul toespraak. Ook in die pligte van kantoorbestuurder is om die sanitêre toestand van die kantoor, die organisasie beplan onderhoud beheer, bel tegniese personeel vir die oplos van probleme (byvoorbeeld die vervanging van die lampe of sink skakelaars).

In die algemeen, kan hierdie lys uit te brei of kontrak, afhangende van die plek van die werk. Dit is dus nodig selfs in die stadium van die onderhoud te vra wat die kantoor bestuurder (pligte van die werknemer in die maatskappy).