Wat is 'n elektroniese dokument?

Die vlak van rekenarisering vandag 'n beroep vir 'n oorgang na "papierlose" kantoor bestuur. Dit is gebaseer op 'n elektroniese dokument, wat in teenstelling met die tradisionele, wat gekenmerk word deur 'n aantal nuwe eienskappe en kenmerke. Tot dusver het 'n enkele definisie van hierdie verskynsel bestaan nie in die wet nie in die wetenskaplike wêreld van Rusland.

Die konsep van "elektroniese dokument" verskyn so vroeg as die 1970's. So het ons begin om genoem te word "masjien-leesbare dokumente." Hulle vreemd is dat hulle moet geskep word met die hulp van rekenaartegnologie en geskik wees vir rekenaarverwerking. In hierdie geval, is die vereiste besonderhede gemaak streng in ooreenstemming met gevestigde prosedure vir alle dokumente.

Elektroniese dokument - is 'n voorwerp van inligting, wat bestaan uit twee verpligte dele: 1) besonderhede (naam, inligting oor die skrywer, tyd, plek van oorsprong, ens) en elektroniese digitale handtekening; 2) die grootste deel van die inhoud bestaan uit teks, grafiese en numeriese inligting verwerk as 'n eenheid.

'N elektroniese dokument moet onderteken word deur 'n gekwalifiseerde elektroniese handtekening, maak dit gelyk aan 'n deur sy eie hand geteken papier. Die inligting word aangebied in dit in digitale (elektroniese) vorm. Sensing data met behulp van rekenaars kan inligting oordra op telekommunikasie netwerke, proses - in inligtingstelsels. As dit nodig is, kan 'n dokument die vorm van 'n vertoning op die skerm en op papier.

Elektroniese dokument - 'n siklus lewe van elektroniese dokumente in 'n onderneming (organisasie, maatskappy) om hulle te ontvang, verander die status (goedgekeur, aan, in, teken gekommunikeer, gesluit, ens) om die kansellasie van die argief. So 'n dokument is ook soms na verwys as 'n "workflow», wat die beweging van dokumente kenmerkend as 'n enkele stroom van individuele werke binne 'n spesifieke besigheid proses. Die hele elektroniese dokument management system sluit sagteware wat jy nodig het om te organiseer en in stand te hou hierdie soort lewensiklus van dokumente.

Elektroniese dokument en workflow gebaseer op dit het verskeie voordele bo tradisionele. Hulle in staat stel personeel die organisasie se verbintenis tot nie net hul eie gebied van werk, maar die hele proses te beheer. Gebruik die elektroniese argief is baie meer gerieflik as papier. , Die vermindering van die tyd vir die verloop van sy koördinasie en uitvoering van die dokument kan gevind word binne 'n paar minute. In die algemeen, is dit meer ekonomies as papier. Daar is nogal 'n baie van elektroniese dokument bestuur sagteware ( "Motive", "E1 Eufraat", "DocsVision", "1C: Document". En ander).

Op die oomblik is, is daar 'Skadu buitelandse ervaring van regulering van verhoudings in die veld van elektroniese dokumente in wetlike terme. In Rusland, het die probleem van regulering van hierdie verhoudings nie wetgewende besluite ontvang, hoewel pogings aanvaarding van die wet (2005) gemaak is. Die aanvaarding van wetgewing op hierdie soort van papier - een van die belangrikste rigtings van wettige regulering.