Die organisasie van die werk met dokumente

Werk met HR dokumente het 'n besondere impak op die gehalte van die funksionering van die administratiewe apparaat, asook die vorming en werk kultuur van werknemers. Die meer professionele werk is aan die gang, die meer suksesvolle aktiwiteit van die onderneming as 'n geheel.

Interne workflow van enige maatskappy sluit verskeie maatreëls om voor te berei, ondersteuning, vul, kopiëring, oordrag van sake-inligting. Praktyk toon dat sowat sewentig persent van die tyd werknemers spandeer op hierdie aktiwiteite. Dit moet gesê word dat die organisasie van die werk met dokumente word toenemend belangrik. Vandag, is hierdie aktiwiteit beskou as een van die belangrikste faktore van mededingendheid van die moderne onderneming wees.

Organisasie werk met dokumente vereis 'n spesiale benadering tot die proses besigheid data ontvang en te koördineer prosesse van vorming en verandering van inligting. Korrekte organisasie van werk met dokumente verminder tyd om te soek en verhoog die akkuraatheid, tydigheid, die uitskakeling van ontslag.

Gegewe die jare van die praktyk gewees het drie hooftipes werk met dokumentasie: gemengde, gedesentraliseerde en gesentraliseerde.

Laasgenoemde vorm behels konsentreer op die strukturering van 'n verskeidenheid van beskikbare bedrywighede in die gedrag van 'n enkele eenheid in die onderneming. So eenheid kan gedeel word of personeel departement, kantoor en die soos. Rekordhouding kan maak en een persoon wat 'n sekretaresse. In elk geval, sal die verdeling van verantwoordelikhede of werknemer sluit die implementering van 'n volle siklus van aksies vir die verwerking van die dokumentasie van ontvangs te stuur na die argief departement. Hierdie aktiwiteite behels die ontvangs, verwerking van sake-inligting, registrasie, stoor, beheer oor die uitvoering, stuur, verwysing en inligting bedrywighede, bestel voor die oordrag na die argief.

Gesentraliseerde organisasie van werk met dokumente beskou as die mees doeltreffende, en dus meer verkieslik wees. Dit is veral belangrik in klein ondernemings. Met hierdie metode, sistematisering van dokumentasie aansienlik verminder die koste van maatreëls vir die verwerking van inligting. Daarbenewens, aansienlik verbeter arbeid organisasie werknemers. In hierdie vorm van workflow meer doeltreffende werking kantoortoerusting, bereik eenheid in die metode en die bestuur van aktiwiteite wat verband hou met die verwerking van dokumentasie.

Teenoor die gesentraliseerde stelsel is gedesentraliseer skema. In hierdie geval, sy diens om te werk met die dokumentasie gegenereer vir elke eenheid. In hierdie eenhede, is al die bedrywighede onafhanklik uitgevoer. A gedesentraliseerde stelsel is meer tipies van dié instellings en organisasies wat gecompartimenteerd in verskillende territoriale sin apparaat. Verder, hierdie aksie stelsel is geskik vir diegene ondernemings, dokument waarin 'n ander spesifisiteit (bv daar is 'n behoefte aan inligting beskerming te bied).

Die mees algemene, intussen, is 'n vorm van 'n gemengde stelsel. In hierdie geval, 'n sekere deel van al die bedrywighede (as 'n reël, vir die ontvangs en verwerking van gestuur en ontvang dokumente, stoor, kopieer) word in die sentrale eenheid gedra. Die strukturele dele van die onderneming op dieselfde tyd word uitgevoer deur die druk van aktiwiteite (skepping), bestel, stoor en voorbereiding vir lewering aan die argief gedra.

Die keuse van die een of ander kringe met dokumentasie word in ooreenstemming met die struktuur van die onderneming uitgevoer word.